5 conseils pour bien choisir un logiciel de signature électronique

signature électronique

Publié le : 28 avril 20236 mins de lecture

La transformation numérique a changé notre mode de vie pour toujours. Au lieu de signer manuellement un contrat ou un document, les gens utilisent désormais des signatures électroniques qui remplacent le papier. En effet, elles sont plus faciles à créer et à vérifier pour les documents et les transactions électroniques. Contrairement à la croyance populaire, une signature électronique n’est pas une représentation de la version manuscrite. Il s’agit plutôt d’un ensemble de codes qui authentifie et approuve officiellement les documents numériques en quelques minutes. Cet outil indispensable de l’ère moderne présente de nombreux avantages par rapport aux signatures traditionnelles.

La signature électronique : un gain de temps !

La création d’un contrat par courrier électronique ou postal prend plusieurs semaines. Après ce processus, les deux parties doivent encore attendre que le document arrive dans leurs boîtes aux lettres respectives. La conversion des contrats en formulaires électroniques réduit considérablement le temps nécessaire à leur traitement. Elle permet aux gens de signer des contrats en quelques heures au lieu de plusieurs semaines. Grâce à la signature électronique et à la dématérialisation des documents, il est facile de rationaliser les processus d’approbation des contrats. C’est un gain énorme pour les entreprises, les prestataires de services et les consommateurs. Les documents dématérialisés éliminent la possibilité de renégociation ou de retrait.

Les signatures électroniques apposées sur les documents permettent de les archiver automatiquement dans une archive numérique. Il n’est donc plus nécessaire de stocker les documents dans des armoires fermées à clé, car la dématérialisation rend impossible la falsification du document. Même si quelqu’un venait à falsifier un document, son intégrité ne serait pas compromise grâce à l’archivage numérique. De plus, seules les personnes autorisées peuvent accéder au document grâce à la gestion des accès par ces seules personnes. Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) aident les employés à rechercher rapidement les contrats. En choisissant d’archiver le contrat signé avec un logiciel de signature électronique dans une solution de conservation des preuves, vous avez la garantie d’un stockage à long terme sans pages manquantes. En savoir plus sur la solution de signature électronique.

La réduction des coûts

Une étude a révélé que 61 % des chefs d’entreprise pensent que l’adoption des signatures électroniques a facilité leur travail, réduisant les coûts associés à la maintenance des contrats et autres documents. Évidemment, l’utilisation de papier et les dépenses de matériel d’impression sont importantes. Lorsque les gens considèrent la quantité de cartouches d’encre utilisées, les coûts de maintenance et l’espace de stockage requis, il n’est pas étonnant que tant de personnes préfèrent les signatures numériques. Les options de signature électronique fournissent des outils pour mieux gérer vos documents et les numériser. Cela vous permet de vous débarrasser des versions papier et d’éliminer le besoin d’imprimer. Cette méthode réduit également les coûts en éliminant le besoin d’imprimer des contrats, des factures et des devis. De plus, cela libère de l’espace.

Les hommes d’affaires qui utilisent des signatures numériques disent que leur processus de cinq jours prend moins de 37 minutes. Il est nécessaire d’imprimer, de signer puis de numériser manuellement les documents lorsqu’un seul document doit être signé. Habituellement, les clients doivent traiter un document après l’avoir signé. Par conséquent, ce processus peut prendre des heures. Les signatures électroniques suppriment cet inconvénient en permettant un traitement rapide sans retarder le processus.

La sécurité et l’authenticité !

Les signatures électroniques offrent plus de sécurité et d’authenticité que les signatures manuelles. La signature numérique des documents l’emporte déjà sur la signature manuscrite. L’un des avantages des signatures numériques est qu’elles garantissent que les documents restent inchangés après leur signature. Le cryptage protège également le document contre toute modification ultérieure. En outre, il élimine le risque que des pages soient ajoutées ou supprimées lors d’une signature ultérieure.

L’adoption de procédures automatisées plutôt que manuelles augmente la sécurité d’un projet. Les signatures numériques sont plus précises que les signatures manuelles car elles sont moins susceptibles de faire des erreurs. En outre, la mise en œuvre de l’administration du consentement électronique est obligatoire en vertu du RGPD. Ajustez le niveau de sécurité en fonction de vos besoins en choisissant parmi trois options : basique, modéré ou élevé. Cela vous permet aussi de modifier le niveau chaque fois que nécessaire. Les changements de niveau de sécurité nécessitent le transfert de différentes signatures. Le cryptage peut apporter une sécurité supplémentaire lorsque des fonctionnalités additionnelles sont nécessaires. Avec un logiciel de signature électronique et des mesures de sécurité adéquates, il est possible d’allier commodité et facilité d’utilisation.

La validité juridique !

Les signatures électroniques peuvent être obtenues et validées légalement au-delà des frontières grâce au règlement eIDAS. Elle constitue une alternative aux signatures papier traditionnelles et est utilisée dans de nombreux pays du monde. De ce fait, tous les types de signatures sont traités de la même manière par les tribunaux du monde entier. Les signatures numériques fournissent une preuve indéniable que la personne qui signe le document est bien celle qu’elle prétend être. Elle peut être utilisée dans n’importe quel tribunal et est identique à un document papier signé. En recourant à une option de signature électronique conforme à la loi, vous pouvez vous assurer que vos documents répondent à toutes les exigences légales.

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